В этой статье вы найдете несколько советов о том, как улучшить свои навыки написания электронных писем. Следуя нескольким простым правилам, вы сделаете свою переписку более комфортной и научитесь писать профессиональные электронные письма. Итак, вот основные правила создания хорошего делового электронного письма.
1. Обратитесь к получателю по имени в своем профессиональном электронном письме
Хороший официальный формат электронного письма подразумевает личное обращение к получателю. Ваш получатель будет гораздо более любезен, если вы будете обращаться к нему или к ней по имени. Если вы делаете рассылку для нескольких получателей, лучше перечислите имена каждого из них в приветствии и разделите на блоки информацию, которая относится к каждому из них в тексте вашего письма. Каждый блок должен начинаться с имени получателя, к которому относится информация. Выделите каждое имя фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма и быстро видел свой блок.
Помните, что при написании электронного письма вы всегда должны быть вежливы и корректны по отношению к своему собеседнику, независимо от стиля его или ее общения, должности или других факторов. Вы представляете компанию, а получатель воспринимает ваши слова как позицию компании, некорректность в этом вопросе недопустима. Переписка может быть передана руководству любого уровня или опубликована в Интернете без согласия или уведомления, и поэтому необходимо не допускать использования писем против вас или компании.
2. Четко укажите тему вашего письма.
Как правильно написать официальное электронное письмо? После заголовка вашего письма кратко опишите суть с помощью нескольких ключевых слов, с помощью которых вы или ваш получатель сможете легко найти это письмо, если это необходимо. Лучше всего использовать 2-3 общих слова и привязывать их к чему-то конкретному. Заголовок «Переговоры о цене» ничего не говорит. Вместо этого лучше написать так: «Переговоры о цене для тендера № 251804». Если письмо не просто информационное, а призывает к действию, лучше сказать об этом прямо в теме. Хороший формат электронного письма подразумевает, что ваш адресат может сразу определить, что это за письмо, от кого, стоит ли его открывать. В нашу эпоху обилие спама имеет решающее значение.
3. Опишите суть вашего письма в первой строке, призыв к действию должен быть в конце
В подавляющем большинстве случаев основной целью написания электронного письма является ответ получателя. Ваш получатель должен быстро понять цель письма и действия, которые вы ожидаете от него или нее. При необходимости вы можете объяснить, показать или рассказать, но в конце повествовательного блока; должен быть вопрос, требующий ответа или согласия, или указание на ожидаемые действия. Ответственные лица, сроки и действия, требуемые от получателя, должны быть четко определены. Чем более общий текст письма, тем более очевидным должен быть этот выбор.
4. Отформатируйте и проверьте текст, чтобы он был удобен для читателя
Текст в вашем профессиональном электронном письме должен быть выровнен, структурирован и организован так, чтобы читатель мог легко его воспринять. Смысловые блоки должны начинаться с заголовков; лучше не использовать более двух абзацев в одном блоке, а перечисление должно быть выполнено в виде списка, не забывайте об отступах, так как ваш текст не должен сливаться – это общепринятый хороший формат электронной почты.
Обратите особое внимание на ошибки и опечатки – если вы пишете письмо в редакторе без встроенной функции проверки орфографии, вам придется проверять весь текст, например, с помощью сервиса Grammarly. Если письмо большое и на его написание уходит много времени, необходимо прочитать его от начала до конца. Всегда будут очень длинные фразы или расплывчатые переходы, которые необходимо упростить и исправить.
Теперь давайте рассмотрим, как профессионально завершить электронное письмо. Ваше имя в настройках почтового ящика должно соответствовать вашему настоящему имени; лучше не использовать псевдонимы. Также лучше не использовать название компании при указании имени в настройках почтового адреса. Название компании можно использовать только для общего поля info @ или для полей отдела, например, hr @ или Dubai @. Имя и фамилия или полное имя должны быть указаны в личных полях.
Подпись в письме должна быть стандартной, поэтому в целом вот типичный формат окончания электронного письма:
КАК ПРАВИЛЬНО НАПИСАТЬ ОТВЕТНОЕ ПИСЬМО?
Если вы хотите использовать цитирование вопросов из оригинального письма, оно должно быть отформатировано с отступами, знаками> или | в начале строки. Ответы должны быть написаны сразу после вопроса, текст ответа может быть выделен другим цветом, даже если есть встроенная функция цитирования для автора.
Вот пример делового письма нескольким получателям
Кому: Джон Уотсон
Копия: Том Джефферсон
Скрытая копия: Фрэнк Джойс
Тема: Подготовка материалов для DUBAI BUSINESS INTELLIGENCE 2018
Итак, мы рассмотрели основные моменты, на которые следует обратить внимание при написании делового письма, и рассмотрели пример официального написания электронного письма. Чтобы получить лучшее представление обо всех особенностях написания электронных писем и выработать свой формат написания электронных писем, вы можете посетить специализированный курс, например, курс: Профессиональное написание электронных писем и этикет на рабочем месте от Atton Institute в Дубае, ОАЭ.