Адресование документа
Перед тем как адресовать любой служебный документ, особенно если этот документ оформлен на бланке, следует внимательно ознакомиться с правилами адресования документов юридическим и физическим лицам. — подробнее по url
Реквизит 16. Адресат.
Указанный реквизит включает совокупность точных и полных данных, по которым документ может быть доставлен по назначению: организации или ее структурному подразделению, должностным лицам, просто гражданам.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из таких элементов:
- o название организации — адресата (в именительном падеже);
- o название структурного подразделения;
- o название должности получателя;
- o фамилия (в дательном падеже) и инициалы получателя;
- o почтовый адрес.
Каждый элемент реквизита «адресат» — наименование учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес — печатается с новой строки без знаков препинания (точек, запятых и т. п) размером шрифта 14 печатных пунктов на расстоянии 92 мм от границы левого берега.
Например:
Стоматологический центр «ДЕСНА»
Начальнику отдела кадров Зв’ягінцевій Г.В.
Каждую из составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между составными частями должна составлять 1.5 межстрочных интервала.
Длина максимальной строки не должна превышать 78мм и ограничиваться правой границей текстового берега. Знаки препинания (точки и запятые) между составными частями адресата не ставят.
С целью уменьшения трудоемкости выполнения печатных работ, начало и конец реквизита «адресат» в отведенных для этого местах на бланках документов, как правило, обозначают скобками, которые наносятся типографским способом.
Если документ адресован организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования даются в именительном падеже, например:
Министерство труда Украины Управление делами
Если документ направляется должностному лицу с указанием учреждения или структурного подразделения, где она работает, воспроизводится название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, например:
Министерство внутренних дел Украины Управление кадров Главному специалисту Тарасюку В.И.
Адресуя документ руководителю учреждения или его заместителю название учреждения включают в состав названия должности адресата, например:
Вице-президенту ЗАО «Надежда» Семенченко Н.П.
или
Директору завода «Темп» Таргонському И.И.
В случае необходимости в реквизите «адресат» могут указываться почетное звание воинское звание, ученое звание, ученая степень адресата, например:
Европейский университет Заведующему кафедрой маркетинга проф. Луцию А.П.
При отправке документа многим однородным организациям, адресата отмечают обобщенно в дательном падеже множественного числа, например:
Директорам подразделений
или
Руководителям дочерних компаний
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слою «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на их рассылку и на каждом документе указывается только один адресат.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать почтовым правилам почтовой связи.
Составляющие почтового адреса указывают в именительном падеже в следующей последовательности (установленная правилами оказания услуг почтовой связи):
* название организации — адресата (для юридического лица) или фамилия, имя и отчество или инициалы (для физического лица);
* название улицы, номер дома, корпуса, номер офиса или квартиры;
* название населенного пункта (города, поселки городского типа, села и т. п);
* название района, области;
* название страны (для международных отправлений);
* почтовый индекс.
Указанный порядок распространяется также на написание почтового адреса в реквизитах «Справочные данные об учреждении (организации)», «Адресат».
Например:
ООО «Издательский дом «ДЕЛО» вул. Осенняя 3, Киев, 03035
Директору агентства «СВЕТОЧ»
Петренко А. С
просп. Правды, 98, оф. 120
м. Полтава, 36012
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам, например:
Редакция научного журнала «Экономика и управление» ул. Акад. Вернадского, 16 в Киев, Украина, 03115
Адресуя документ физическому лицу, сначала указывают в именительном падеже фамилия, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.
Хмелик Анатолий Петрович вул. Очаковская 27, кв. м. Коростышев Житомирская область Украина, 02048
или
Слесарь Павел Иванович ул. Желтая, буд. 12, кв 2, сек. Плюты, Обуховский р-н, Киевская область Украина, 07401
Точки и запятые в конце строк почтового адреса допускается не ставить.
Если документ направляется органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам, их почтовый адрес на документе не проставляется. В таких случаях применяются конверты с заранее напечатанными на них адресами, которые отправляют согласно списков рассылки.
Указание на документе нескольких адресов преследует цель информировать каждого получателя об лиц в учреждениях, которым его одновременно отправлено.