Кредиторская задолженность — это термин, используемый для описания сумм, причитающихся компанией своим кредиторам. Она, наряду с дебиторской задолженностью, является основным компонентом денежного потока бизнеса. Помимо материалов и расходных материалов от внешних поставщиков, кредиторская задолженность может включать такие расходы, как налоги, страхование, платежи по аренде (или ипотеке), коммунальные услуги, платежи по кредиту и проценты.
Для многих малых предприятий значение каждого просроченного платежа часто может быть значительно увеличено. По этой причине предпринимателям и владельцам малого бизнеса абсолютно необходимо эффективно работать с кредиторской задолженностью в бухгалтерской книге бизнеса. Неоплаченные счета или несвоевременное погашение могут привести к серьезным кредитным проблемам, которые могут легко подорвать способность бизнеса функционировать.
Заранее составляя обоснованные прогнозы и разумные резервы, малый бизнес может предотвратить многие кредитные проблемы до того, как они станут слишком серьезными. Обязательства перед кредиторами, в идеале, должны погашаться одновременно со сбором дебиторской задолженности. Платежные чеки также должны быть датированы не ранее фактического срока оплаты счетов. Кроме того, многие небольшие компании обнаружат, что состояние их бизнеса примет циклический характер, и им необходимо будет соответствующим образом планировать выполнение обязательств по кредиторской задолженности. Например, в небольшом продуктовом магазине, расположенном рядом с крупной фабрикой или комбинатом, может наблюдаться резкий рост покупательского потока в течение одного-двух дней, непосредственно следующих за днями выплаты зарплаты в этом заведении. И наоборот, в магазине может наблюдаться заметное снижение покупательского потока в течение недель, в течение которых фабрика не выплачивает зарплату сотрудникам. Опытный владелец магазина научится распознавать эти тенденции и соответствующим образом решать проблему кредиторской задолженности в своем бизнесе.
Как правило, не все счета нужно оплачивать сразу. Такие расходы, как заработная плата, федеральные и местные налоги, платежи в рассрочку по кредиту и обязательства перед поставщиками, по всей вероятности, подлежат оплате в разное время месяца, а некоторые — например, налоги — могут подлежать оплате только ежеквартально или ежегодно (налоговые платежи всегда должны производиться по графику, даже если это означает задержку платежа поставщикам; гораздо лучше оспорить налоговый счет после его оплаты, чем подвергаться риску наложения дорогостоящих штрафов). Таким образом, для владельцев малого бизнеса важно расставить приоритеты в своих обязательствах по кредиторской задолженности.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ И МОНИТОРИНГ
Это особенно верно для начинающих владельцев бизнеса, которые часто испытывают довольно жесткие финансовые трудности. Предприниматели, которые испытывают трудности с выполнением своих обязательств по кредиторской задолженности, имеют несколько различных вариантов разной степени привлекательности. Одним из вариантов является «отсрочка» выставления счетов на короткий период, чтобы решить краткосрочные проблемы с движением денежных средств. По сути, это означает ожидание погашения долгов до тех пор, пока финансовое положение бизнеса не улучшится. С такой позицией связаны очевидные опасности: задержки могут обострить отношения с поставщиками и другими учреждениями, которым задолжали деньги, а чрезмерная зависимость от будущего процветания бизнеса может легко толкнуть предпринимателей на скользкий путь к банкротству. Другой вариант, который, возможно, более приемлемый, — производить частичные платежи поставщикам и другим кредиторам. Такой добросовестный подход показывает, что предпринимаются усилия для выполнения финансовых обязательств, и это может помочь предотвратить неконтролируемый рост штрафных санкций по процентам. Частичные платежи следует устанавливать и согласовывать как только прогнозируются проблемы с оплатой или как можно раньше. Также хорошей идеей будет попытаться погасить долги перед мелкими поставщиками в полном объеме, когда это возможно, если только нет какой-то явной выгоды от осуществления платежей им в рассрочку.
Обычно признаки проблем с движением денежных средств начинают проявляться задолго до того, как финансовое положение компании становится по-настоящему отчаянным. Одной из ключевых проблем является просроченная кредиторская задолженность. Нельзя допускать, чтобы счета «созревали» более чем на 45-60 дней позже срока оплаты, если только с поставщиком заранее не была достигнута специальная договоренность об оплате. Через 60 дней кредитный рейтинг компании может оказаться под угрозой, и это может усложнить работу с другими поставщиками и / или кредитными организациями в будущем.
Непогашенные остатки могут привести к увеличению штрафных санкций, и эта тенденция, очевидно, усугубляется, если одновременно просрочено много счетов. Такие чрезмерные выплаты процентов могут серьезно повредить прибыльности бизнеса. Однако владельцам бизнеса следует помнить, что в наилучших интересах поставщиков и других кредиторов также поддерживать платежеспособность начинающего бизнеса. Объяснение кредиторам текущих проблем и их планируемых решений может развеять недоброжелательность и выиграть больше времени. Некоторые — хотя и далеко не все — кредиторы могут пожелать отменить или, по крайней мере, сократить растущие процентные платежи или внести другие изменения в график платежей.
Для успеха малого бизнеса крайне важно, чтобы кредиторская задолженность тщательно отслеживалась. В идеале этот аспект деятельности фирмы должен контролироваться финансовым экспертом (как внутри компании, так и за ее пределами), который не только способен видеть финансовую «общую картину» компании, но и способен анализировать колебания денежных потоков компании и действовать в зависимости от них. Это также требует подробного ведения учета непогашенной кредиторской задолженности. Отчеты должны проверяться еженедельно, и когда производятся платежи, копии должны подаваться вместе с оригиналами счетов и другими соответствующими документами. Любые скрытые расходы, такие как начисление процентов, также должны быть отмечены в отчете. Со временем эти отчеты начнут давать точную картину движения денежных средств.
Эффективные методы мониторинга не только гарантируют, что платежи поставщикам производятся в полном объеме и своевременно, но также служат для защиты предприятий от случайной переплаты. Эти переплаты, которые часто принимают форму переплаты налогов с продаж и использования, могут быть вызваны любым количеством факторов, включая внутреннее недопонимание, ошибки кодирования, неаккуратные или неадекватные методы ведения учета или незнание действующих налоговых кодексов. Внутренний аудит практики работы с кредиторской задолженностью может быть эффективным методом решения этой проблемы, особенно для расширяющихся компаний. «По мере роста компаний владельцы, как правило, становятся менее вовлеченными в повседневную деятельность и передают контроль над некоторыми функциями персоналу», — заявила Синди Макферрин в Colorado Business Magazine. «Настройте системы и процедуры в вашей компании, которые поощряют коммуникацию, обеспечивают постоянное соблюдение налоговых кодексов и снижают риск многократных платежей и других ошибок. Заложив основу для точности сегодня, вы сможете сохранить прибыльность и контроль завтра «.
Read more: https://www.referenceforbusiness.com/small/A-Bo/Accounts-Payable.html#ixzz83fCviIe6